Bewirtungsbeleg verloren: Was jetzt gilt
Kurzantwort
Fehlt die Rechnung des Restaurants, frag dort zuerst nach einer Kopie. Fehlen nur deine Angaben zum Geschäftsessen, hältst du sie neu fest: Tag, Ort, Teilnehmer, Anlass und Betrag. Der Bewirtungsbeleg ergänzt die Restaurantrechnung, er ersetzt sie nicht.
Eigenbeleg direkt in der App erstellen →HinweisOb ein Eigenbeleg anerkannt wird, entscheidet im Einzelfall das Finanzamt bzw. der Arbeitgeber.
Was genau fehlt?
Zu einem Geschäftsessen gehören meist zwei Dinge: die Rechnung des Restaurants und deine Angaben zur Bewirtung, also wer dabei war und warum. Je nachdem, was fehlt, gehst du unterschiedlich vor:
- Die Rechnung des Restaurants fehlt. Frag beim Restaurant nach einer Kopie oder Zweitschrift. Mit Datum, Uhrzeit und Betrag lässt sich die Rechnung dort oft wiederfinden. Gibt es keine Kopie mehr, kläre mit deiner Buchhaltung oder deinem Steuerberater, wie du vorgehst.
- Deine Angaben zur Bewirtung fehlen. Die Rechnung ist da, aber deine Notizen zu Teilnehmern und Anlass sind weg. Dann hältst du diese Angaben neu fest, solange du dich noch genau erinnerst.
Was zu einer Bewirtung gehört
Diese Angaben gehören üblicherweise zu einem Bewirtungsbeleg:
- der Tag der Bewirtung
- der Ort, also Name und Anschrift des Restaurants
- die Teilnehmer mit Namen und Unternehmen, dich selbst eingeschlossen
- der konkrete Anlass der Bewirtung
- der Betrag laut Rechnung und ein Trinkgeld, das nicht auf der Rechnung steht
- die Rechnungsnummer der Restaurantrechnung
- das Datum, an dem du die Angaben festhältst, und deine Unterschrift
HinweisEigenbeleg Express behandelt den Bewirtungsbeleg als Ergänzung zur Rechnung des Restaurants, nicht als Ersatz. Die App zeigt dazu im Formular den Hinweis: „Bei Geschäftsessen verlangt das Finanzamt zusätzliche Angaben zur Rechnung des Restaurants – dieser Eigenbeleg ergänzt sie.“
Schritt für Schritt
- Rechnung prüfen. Liegt die Rechnung des Restaurants vor? Wenn nicht, frag dort zuerst nach einer Kopie.
- Teilnehmer und Anlass aufschreiben. Notiere die Namen und Unternehmen aller Teilnehmer und den konkreten Anlass des Essens.
- Bewirtungsbeleg erstellen. Trag Tag, Restaurant, Rechnungsnummer, Teilnehmer, Anlass und Betrag ein, am besten zeitnah.
- Unterschreiben und Rechnung beifügen. Unterschreibe den Bewirtungsbeleg und füge die Rechnung des Restaurants bei.
- Weitergeben. Leg beides zu deiner Buchhaltung oder gib es an deinen Steuerberater weiter.
TippNotiere Teilnehmer und Anlass am besten noch am Tisch, zum Beispiel direkt in der App.
Beispiel
Mara Muster ist selbstständige Webdesignerin. Nach einem Arbeitsessen mit einem Kunden hat sie die Rechnung des Restaurants aufbewahrt, ihre Notizen zu Teilnehmern und Anlass sind aber verloren gegangen. Sie hält die Angaben neu fest:
Eigenbeleg
Beispieldaten- Aussteller
- Mara Muster, Muster Webdesign, Musterweg 9, 20095 Hamburg
- Bewirtungsbetrieb
- Restaurant Beispielhaus, Beispielstraße 3, 20095 Hamburg
- Rechnungsnummer
- 4711
- Tag der Bewirtung
- 08.10.2026
- Teilnehmer
- Mara Muster (Muster Webdesign), Tom Beispiel (Beispiel GmbH)
- Anlass
- Abstimmung zum Relaunch der Website der Beispiel GmbH
- Rechnungsbetrag (brutto)
- 86,40 €
- Trinkgeld, nicht auf Rechnung
- 8,00 €
- Zahlungsweg
- Geschäftskarte / Firmenkonto
- Erstellt am
- 10.10.2026, mit Unterschrift
So geht es mit Eigenbeleg Express
Die Belegart „Bewirtungsbeleg“ gibt es in Eigenbeleg Express für Selbstständige. Die App fragt den Bewirtungsbetrieb mit Name und Anschrift, die Rechnungsnummer, den Tag der Bewirtung, die Teilnehmer, den Rechnungsbetrag, ein Trinkgeld, das nicht auf der Rechnung steht, den Zahlungsweg und den konkreten Anlass ab. Für jeden Teilnehmer gibt es ein eigenes Feld.
Vor dem Festschreiben bestätigst du in der App: „Die Originalrechnung des Bewirtungsbetriebs ist vorhanden und wird diesem Beleg als Anlage beigefügt.“ Ein Foto der Rechnung hängst du direkt an: auf iPhone und iPad mit der Kamera, aus der Fotomediathek oder als PDF aus Dateien, auf dem Mac aus der Fotomediathek oder als PDF aus Dateien. Deine einmal hinterlegte Unterschrift steht automatisch auf dem Beleg. Den fertigen Beleg gibst du als PDF weiter.
Die ersten drei Belege sind kostenlos. Danach schaltest du die Vollversion einmalig für 9,99 € frei, ohne Abo.
Eigenbeleg Expressfür iPhone, iPad, Mac und Android
- Formular fragt alle nötigen Angaben ab
- Unterschrift und Anhänge direkt im Beleg
- PDF für Arbeitgeber, Buchhaltung oder Steuerberater
3 Belege kostenlos · danach 9,99 € einmalig, kein Abo
Der Kauf der Vollversion gilt jeweils nur für die Plattform, auf der du kaufst (Apple oder Google).
Häufige Fragen
Ersetzt ein Eigenbeleg die Rechnung des Restaurants?
Nein. Bei einem Geschäftsessen im Restaurant gehört dessen Rechnung dazu. Der Bewirtungsbeleg in Eigenbeleg Express ergänzt sie, ersetzt sie aber nicht. Fehlt die Rechnung, frag zuerst beim Restaurant nach einer Kopie und kläre das weitere Vorgehen mit deiner Buchhaltung oder deinem Steuerberater. Ob ein Eigenbeleg anerkannt wird, entscheidet im Einzelfall das Finanzamt bzw. der Arbeitgeber.
Ich bin angestellt. Brauche ich einen Bewirtungsbeleg?
In Eigenbeleg Express gibt es die Belegart „Bewirtungsbeleg“ nur für Selbstständige. Bist du angestellt, rechnest du Geschäftsessen nach den Vorgaben deines Arbeitgebers ab.
Was mache ich mit dem Trinkgeld?
Steht das Trinkgeld nicht auf der Rechnung, trägst du es im Bewirtungsbeleg im Feld „Trinkgeld, nicht auf Rechnung“ ein.
Wie schnell sollte ich die Angaben festhalten?
Möglichst bald. Solange du dich an Teilnehmer und Anlass erinnerst, kannst du die Angaben genau eintragen.
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Welche Belegarten zu dir passen, steht auf den Seiten für Arbeitnehmer und für Selbstständige. Weitere Anleitungen findest du im Ratgeber.
Dieser Ratgeber gibt allgemeine Hinweise. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.